多様な働き方

テレワーク導入、どうする? 4つの種類と、テレワーク勤務規程で定めること7つ

この記事でわかること

・テレワークの4つの種類
・テレワークのメリット・デメリット
・導入前に決めておくべきこと7つ

テレワークとは

テレワークとは、インターネットなどを利用することで、本来勤務する場所から離れ、自宅などで仕事をすることを指します。


「在宅勤務」
「リモートワーク」といった言葉も、ほぼ同義語として用いられています。

 

インターネット環境の充実や普及にともない、会社以外の場所…自宅やコワーキングスペース、カフェなどで働くことが容易になりました。会社側としても、出産や介護といったライフイベントや居住地域に縛られずに優秀な人材を確保できることから、近年注目を集めています。

テレワークの4つの種類

テレワーク(リモートワーク)は、そのスタイルによって4種類に分類されます。

どのスタイルのテレワーク導入が成功するかは、会社と社員の状況によって大きく異なります。やみくもに始めるのではなく、現場の効率が上がるためにはどうしたらいいかと考える必要があります。

 

テレワークのメリット・デメリット

テレワークにはメリット・デメリットがあります。

テレワークのメリット3つ

①主婦や遠方に住んでいる人など、多様な人材に働いてもらえる
②通勤時間や移動時間などの、無駄な時間が省ける
災害時も仕事がストップすることがない

ライフイベントで離職せざるを得ない社員に、在宅で働いてもらえるなど、人材確保に置けるメリットが大きいという特徴を持ちます。台風や地震で交通機関が麻痺した際にも有効です。

 

テレワークのデメリット3つ

①コミュニケーションが取りにくく、意思疎通が難しくなる
自己管理できる人しかうまく取り入れられない。
仕事以外のコミュニケーションが減る

特に、事業にスピード感を求めるベンチャー企業などでは、テレワークを導入しないと決めている会社もあります。上司が部下を常時見ていられないため不安が出る、コミュニケーションコストがかさむというデメリットも聞かれます。

 

テレワーク導入前に決めるべきこと

テレワークの導入には、ルールが必要です。決めた内容については、テレワーク勤務規程などを作成し、書面で周知します。

決めること①対象者

全員なのか、限定した一部の社員なのかを定めます。たとえば「入社半年後たたないと、テレワークを選択できない」などと定める例もあります。

また、生産性が上がらなかったり、勤務時間が大きく増えた場合にはどうなるかなど、対象から外れる要件も同時に決めておく必要があります。

決めること②対象業務

営業やデザイナー、エンジニアなど、テレワーク可能な業務を定めます。

決めること③実施頻度

全ての日においてテレワークを行ってよいのか、もしくは週◯日までなど、実施頻度を制限するのかを定めます。

決めること④勤務時間の管理方法

オフィスで使用するタイムカードは使えないため、勤怠管理システム等を使用して時間管理を行います。

決めること⑤費用負担

テレワークでは、ネットなどの通信料、光熱費、Webカメラなどの設備費、カフェ代などがかかります。この際、会社と個人がどの範囲で費用を負担するかを定めます。通信料や光熱費は「テレワーク手当」などの手当として支払うこともあります。

決めること⑥セキュリティ

データの保存方法、持ち出しの基準やパソコンにインストールするセキュリティソフトなどを定めます。たとえば「自宅のWi-Fiを使用していいのか」「カフェで仕事をするときの条件」などを決めておかないと、情報漏洩などのトラブルがあったときの対処がしにくくなります。

決めること⑦その他

その他、評価制度やテレワーク申請ルール、業務内容の報告フローなどを決めることもあります。

 

テレワークは、働く場所の問題で雇用できなかった子育て中の主婦や、遠方に在住している人を活かすことができるメリットの大きな手法です。実際、海外では全ての社員がテレワークという会社も増えています。

しかし、そんなテレワークだからこそデメリットも理解しなければいけません。しっかりコミュニケーションを取らないと、いつの間にか負担が増えていたということもあります。テレワークを導入する際は、どういう目的で行うのかを社員に伝え、決まりごとが守れないときはテレワーク制度を取りやめることもあると、明確に周知しておきましょう。

 

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