この記事でわかること
・就業規則を作成した後は社員への周知が必要
・社員への周知は「掲示・配布・ファイル共有」のいずれかを行う
・10人以上雇用している場合は労基署に提出する
就業規則を作成したら、社員への周知が必要
就業規則は、「社員に周知する」ことで、初めてその力を発揮します。
労働基準法第106条でも、
「使用者は、就業規則を常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって労働者に周知させなくてはならない」
と定められています。
就業規則は、労務トラブルが起きたときの会社の判断基準となります。判例でも、就業規則を社員に周知していなかったことによってその就業規則自体が無効になったケースもありますので、注意が必要です。
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社員への周知方法
労働基準法106条、労働基準法施行規則52条の2で定められた、就業規則の周知方法は、次の3つです
難しく書かれていますが、要は「社員が就業規則を、見たいときにいつでも見れる」ようになっていればよい、ということです。
就業規則の書面を引き出しにしまいっぱなしにする、配布はしたものの十分な説明ができてない、という状態では、周知ができたとはいえません。
WEB上での共有もOKです。内容に変更があった場合も、書面の再配布の必要がなく、常に最新版をURLで共有できるというメリットがあります。
労基署に届けるまでの流れ
作成した就業規則は、労基署への提出もあわせて義務付けられています。就業規則作成後の流れをみていきましょう。
意見書は、意見を聞くだけでOKです。もし意見書に反対意見が書いてあったとしても、内容を修正しなくてはいけないということではありません。
あくまで社員の代表者に就業規則の内容を確認してもらい、意見を聞いたということを証明するためのものです。決まった様式はなく、任意の用紙に従業員代表の氏名、就業規則に対する意見などを記載します。
労基署に提出をする際は、就業規則を2部印刷し、1部は提出・1部は会社保存とします。
労基署へ直接持っていかず、郵送で提出することもできます。そのときは受付した就業規則を返却してもらうための切手を貼った、返信用封筒を同封します。
意見書や就業規則届のテンプレートは、以下サイトからダウンロードすることができます。
就業規則の「作成・周知・届出」の3ステップを済ませたら、その後は新しく入社する社員への説明・周知も徹底しましょう。
入社時の必要書類セットの中に入れておく、URLを共有する仕組みをととのえるなど、手続きの担当者が変わっても、就業規則が周知できるようにしておけば安心です。
社員への周知は、コミュニケーションをしても重要な役割を果たします。会社としての方向性や、働くうえでのルールを明示することで、社員が安心して働ける職場をつくりましょう。
