- SNS利用が当たり前の時代には必要であることと、ないときのリスクを知る
- 規程に決める項目を知り、作成と周知を行うための流れ
- 罰則の決め方、取引先情報をアップしている従業員にどう対応するかなど
基礎知識
SNS管理規程を企業の実態に沿った形で作成し、実際に運用するまでのプロセスを正しく理解します。
言葉の定義
SNS管理規程とは、企業の従業員がSNSを利用するにあたっての注意点やルール、違反したときの罰則の内容などについてを定めたものです。
なぜ必要？
TwitterやFacebook、インスタグラムなど、日常生活に欠かせない存在になっているSNSであるからこそ、使用方法など社内でルールづけをしておく必要があります。
リスク
SNS発信のリスクを理解しない従業員が、社内の情報を不用意にアップすれば、企業に甚大な損害を与える危険性があります。そのような事態を防ぐためにも、SNS管理規程は必要不可欠です。
対象企業
従業員を雇うすべての企業
対象者
企業に属する従業員全員
メリット
SNS管理規程は、従業員が正しくSNSを活用するためのルールブックのようなものです。適正に運用すれば、不用意な情報流出の防止に役立ちます。
デメリット
SNSは時代の流れに合わせて日々変化しています。新たな媒体や使用方法が生まれたときなどは、規程の内容を随時更新しなければならないという手間がかかります。
やること
企業内のSNS活用の現状を洗い出す
今やSNSは企業の業務にも欠かせない存在になっています。まずは、従業員がどのような形でSNSを活用しているか、企業の情報をどれだけ容易に得られる状況にあるかなど、社内の現状把握から開始します。
SNS管理規程を作成する
企業の状況把握ができたら、次は実際に規程を作成していきます。
【決めること】
・基本原則（企業の一員として取るべき態度、モラルについて）
・禁止事項（たとえば誹謗中傷や社内機密の発信など、禁止事項を明示）
・懲戒処分の内容（禁止事項に抵触する行為をした従業員への罰則の内容）
上記を決め、文書化します。就業規則の一部として扱われます。就業規則と同じ場所に保管してください。
従業員へ周知する
完成した規程を公開し、全員に配布します。繰り返し内容を熟読し、理解するよう伝えます。
社内システムやEメール画面などに、「SNSの私的利用は禁止！」などの文字が表示されるように設定するだけでも、ある程度の抑止効果が期待できます。
仕事から離れたプライベートな時間帯は、決まり事を忘れやすい傾向にあります。私的時間のSNS活用について禁止する項目は、特に徹底周知しましょう。
定期的に周知し、規程を活用する
規程をつくって終わりにはせず、定期的に従業員に伝えます。企業としてのSNSに対するスタンスが従業員に浸透するまで続けましょう。また入社時の書類としても配布できるよう、業務の流れに組み込んでおくことをおすすめします。
よくある質問
Q：SNS管理規程に違反した従業員に与える罰則は、どのように内容を決めていったらよいのでしょうか？
企業が従業員に対して行う処分には、口頭での反省を求める戒告、書面での反省を求める譴責、減給の処分、出勤の停止、役職などを下げる降格、退職を勧告する諭旨解雇、有無を言わず辞めさせる懲戒解雇などがあります。
処分内容の決定は、従業員がSNSの管理を怠ったときに想定されるリスクの度合いを基準にします。社内で完結する違反か、取引先や顧客に迷惑がかかるレベルか、社会的モラルに反するレベルなのか、それを企業内で順序を決め、処分内容を当てはめていく必要があります。
Q：従業員が無断で取引先の情報をSNSにアップしているようです。どのような対応をすればよいでしょうか。
まず、その従業員が情報漏えいしたという事実を証拠として残すため、アップされている情報を印刷やスクリーンショットなどの方法で残しておく必要があります。その上で、取引先への謝罪を行います。インターネットが普及している昨今では、ひとつの情報があっという間に広まり、拡散した情報すべての回収はもはや不可能に近い行為です。早急に取引先へ事情を話し、今後の対応方法を考える必要があります。
Q：SNS管理規程の重要性を理解せず、業務内容をSNSにアップしている従業員がいます。
ルールというのは、破ったときにどうなるのかを実感しないうちは「守ろう」という気持ちにならないものです。このような従業員には、違反時の罰則について繰り返し伝えるようにしましょう。たとえば減給になる、懲戒解雇で職を失う、などのリスクを知り、「安易な発信は、自分の首を絞める」ということが理解できれば、ルールを守る気持ちが芽生えるはずです。
難易度と必要性
法的に必要★★★ / 条件により必要★★☆ / 法的には不要だが会社には必要★☆☆
HRbaseからのアドバイス
SNS対策は、「ルール決め、罰則、教育」がセットです。就業規則やSNS管理規程でルールを決めたら、周知・教育を必ず行ってください。SNSの危険性の意識は年代によっても違います。「わかっているだろう」「うちの企業は大丈夫」など根拠のない自信は、大怪我につながる可能性があるため、従業員の認識を揃えるためにも定期的な研修を実施してください。軽い気持ちでアップした投稿がトラブルになり、多額の賠償金を支払うはめになった企業が後を絶ちません。本人だけではなく、会社や家族にも影響が出ることを、全員で理解しておきましょう。
社会保険労務士。株式会社Flucle代表取締役/社会保険労務士法人HRbase代表。労務管理の課題をITで解決できる社会を目指す。HRbase Solutionsは三田をはじめとする社会保険労務士、人事労務の専門家、現場経験の豊富なプロと、記事編集者がチームを組み「正しい情報×徹底したわかりやすさ」にこだわって作り上げているQAサイトです。
